Warum Datenmigration?

Fast nahezu jedes Unternehmen bewahrt seine buchführungs- und somit aufbewahrungspflichtigen Dokumente elektronisch in einem digitalen Archiv auf. Leider überstehen die meisten Archivsyssteme die Lebensdauer ihrer eigenen Dokumente nicht. Viel zu oft wird der Support vom Hersteller der Systeme frühzeitig eingestellt oder Systeme sind nicht mehr mit Updates kompatibel. Um der Aufbewahrungspflicht der Dokumente nachkommen zu können, müssen Archivsysteme deshalb oftmals kurzfristig, schnell und verlustfrei gewechselt werden.

„Leider geschehen während der Lebenszeit von Systemen unvorhersehbare Dinge, wie z.B. Medienfehler, Systemabstürze, fehlerhafte Updates, Bedienfehler der Anwender, usw. Als Folge solcher Unwägbarkeiten kann es in den Datenbeständen von Archivsystemen zu Inkonsistenzen kommen. Das bedeutet, dass z.B. einige Daten mehrfach geschrieben werden, oder dass Daten an die falsche Stelle geschrieben werden - und in Ausnahmefällen werden Daten auch gar nicht oder fehlerhaft geschrieben".

Datenmigration von und mit den imbus Experten

Der Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Daten braucht eine vertrauensvolle Basis.

Die unternehmensrelevanten Daten unserer Kunden migrieren wir nach höchsten Qualitätsmaßstäben. Unser Selbstverständnis steht für Sicherheit, Datenschutz und Qualität - darauf können Sie sich jederzeit berufen. Ganz gleich welche Aufgabenstellungen Ihre Datenmigration umfasst: Wir haben die entsprechenden Lösungen.

•     Beratung zur Datenmigration:
Besondere Aufgaben erfordern individuelle Lösungen. Profitieren Sie von der langjährigen Erfahrung unserer Migrations- und Archivexperten. Wir bieten Ihnen gezielte Beratung bei der Umsetzung Ihrer persönlichen Datenmigrationsstrategie: Sichtung der zu migrierenden Daten (Migrationsvorprüfung), Ableitung eines individuellen Migrationskonzepts, Migrationsnachprüfung (Vollständigskeitskontrollen, Protokollierung, etc.) unter Berücksichtigung der rechtlichen Bestimmungen (DSGVO). Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, gezielte Datenqualitäts- und Konsistenzprüfungen durchführen zu lassen.

•     Migrationsdienstleistungen von imbus
imbus führt in einem der leistungsstärksten Migrationszentren Europas standardisierte Datenmigrationen für seine Kunden durch. Die Rechts- und Revisionssicherheit wird nicht nur durch detaillierte Prozesse mit schlüssigem Protokollwesen sichergestellt: Auch die strengen Datenschutzrichtlinien werden regelmäßig internen und externen Kontrollen unterzogen, um das vom Kunden geforderte Maß an Vertraulichkeit zu sichern.

Der Vorgang der Datenmigration braucht Erfahrung und praxisgeprüfte Prozesse, die wir Ihnen bieten: 

  • Die Archivdaten können aus fast jedem beliebigen System ausgelesen und migriert werden, beispielweise FileNet, EASY, d.3 (d-velop) oder IBM Content Manager
  • Die Überführung der Daten wird nach festen Qualitätsmerkmalen überprüft, sodass die Daten qualitätsgesichert in das neue System übernommen werden. Besonders für aufbewahrungspflichtige Dokumente ist dies ein wichtiger Bestandteil.
  • Die so konvertierten Daten können an die Import Schnittstellen von allen am Markt verfügbaren Archivsystemen übergeben werden.
  • Dabei wird die komplette Migration Datenschutzkonform (rechts- und revisionssicher) durchgeführt.

Ihre Daten sind uns wichtig! Zahlreiche Unternehmen haben bereits von den imbus Migrationsleistungen profitiert. Lassen Sie sich von uns beraten!

Jetzt Beratung zur Datenmigration anfragen!

Mögliche Gründe für eine Datenmigration

Umstieg auf ein neues Archivsystem

Durch den fortschreitenden technischen Wandel ergibt sich regelmäßig die Notwendigkeit bestehende Systeme zu ersetzten. Hierfür ist eine funktionierende Datenmigration unabdingbare Voraussetzung.

Einführung eines Archivsystems aus digitalen Datenbeständen

Digitale Datenbestände wären in diesem Zusammenhang zum Beispiel eine große Menge von im Dateisystem gespeicherten Dokumenten, welche in ein Archivsystem überführt werden sollen.

Fehlende oder schlechte Datenqualität

Schlechte Datenqualität kann z.B. sein:

  • Datenmehrbestände:

Medien können Daten oder Datenfragmente enthalten, für die es aber keine Datenbankeinträge (mehr) gibt. Eine mögliche Ursache wäre ein missglückter Versuch Ihres Archivsystems, ein Dokument auf den Datenträger zu speichern. Im Laufe der nachfolgenden Lesekontrolle konnten diese Daten nicht mehr ordnungsgemäß gelesen werden, also wurde das Dokument einfach ein zweites Mal auf den Datenträger geschrieben.
Bei WORM-Medien (write once - read multiple) können solche fehlerhaften Schreibversuche nicht im Nachhinein bereinigt werden. Solche unreferenzierten Daten finden sich auf Grund der vorstehenden Gründe nahezu auf jedem Archivmedium.
Hierzu kann es auch kommen, wenn das Archivsystem eine Funktion anbietet, mit deren Hilfe der Anwender manuell oder automatisiert Dokumente aus dem Archivbestand löschen kann. Damit werden die Daten zwar aus der Datenbank, nicht jedoch vom Medium gelöscht.

  • Datenminderbestände:

Manchmal kann es bei den Systemen über die gesamte Lebenszeit auch zu Umständen gekommen sein, aufgrund derer einige Teile der Daten erst gar nicht auf das Archiv-Medium geschrieben worden sind (Bsp. Systemabstürze, etc.). Solche Datenmehrbestände - genauso wie Datenminderbestände - gehören bis zu einem gewissen Umfang also zum normalen Bild einer Datenmigration.

Unser Prüfprozess für eine sichere Datenmigration

Egal, ob die Datenmigration in einem einzigen kompletten Transfer innerhalb eines vordefinierten Zeitfensters oder in mehreren aufeinanderfolgenden oder überlappenden Phasen (Delta-Migrationen) über einen längeren Zeitraum stattfindet, in der Regel wird immer der sogenannten ETL-Prozess (Extrakt, Transfer, Load) durchlaufen. Dieser gliedert sich in folgende 3 Phasen: Die Extraktion filtert die vorhandenen Daten und liefert die zu migrierenden Daten. In der nächsten Phase findet die Transformation der Daten auf das Zielsystem oder das Zielformat statt. Sie müssen beispielsweise umformatiert, neu strukturiert oder anders sortiert werden. Der letzte Schritt lädt die transformierten Daten in das Zielsystem und stellt sie dort für die Betriebsprozesse zur Verfügung.

Damit auch die korrekte Datenmigration sichergestellt werden kann, führen wir während der Migration mehrere qualitätssichernde nachstehend beschriebene Maßnahmen durch.

Einer der wichtigsten Grundsätze für die Archivierung – aber auch bei Migrationen von Archiven – ist die Sicherstellung der Vollständigkeit aller Daten. Bei Migrationen von Archivdaten wird diese Vollständigkeit auf unterschiedlichsten Ebenen gesichert.

  1. Prüfung der Vollständigkeit der zur Migration vereinbarten Datenmenge   
    Nach Anlieferung der Daten findet ein Abgleich statt, der die laut Angebot vorhandene Datenmenge und die tatsächlich angelieferte Datenmenge vergleicht.
  2. Prüfung der Vollständigkeit der angelieferten Dokumente
    Nachdem die Quell-Datenbank aufgebaut wurde, wird ein Abgleich durchgeführt, ob tatsächlich alle laut Quell-Archiv erwarteten Oberflächen (Container, Pakete, Daten, etc.) auch erfasst wurden.
  3. Prüfung der Vollständigkeit nach dem Import in unser Migrationszentrum
    Hier wird nach Abschluss des Imports ein Abgleich durchgeführt, ob tatsächlich alle laut Quell-Datenbank zu importierenden Datenobjekte in die Migrationsdatenbank importiert wurden. Dies dient zur Sicherstellung, dass alle Dokumente importiert wurden und alle Dokumente bearbeitet werden.
  4. Prüfung der Vollständigkeit nach der Ausgabe aus unserem Migrationszentrum
    Nach Abschluss der Ausgabe wird überprüft, ob alle auszugebende Dokumente berücksichtigt und an den Kunden übermittelt wurden.
  5. Prüfung der Vollständigkeit der Daten nach der Ausgabe auf ein selbstragendes Archiv
    Nach der optionalen Ausgabe der Daten auf ein selbsttragendes Archiv und vor Auslieferung an den Kunden wird geprüft, ob alle vorgesehenen Daten vollständig auf das vereinbarte Medium ausgegeben wurden.

Datenschutz wird bei uns bei der Datenmigration groß geschrieben!

Aufgrund der sehr vertraulichen Kundendaten, über die wir während der Abwicklung einer Migrationsdienstleistung verfügen, sind verschiedene Maßnahmen zur Sicherung des Datenschutzes unentbehrlich.

Selbstverständlich herrscht höchste Datensicherheit: in unseren Büroräumen, Arbeitsplätzen und auf unseren Produktionsservern. Wir arbeiten DSGVO-konform und verarbeiten auch hochvertrauliche Daten.

Alle uns anvertrauten Daten werden einem möglichst kleinen, geschlossenen Bearbeiterkreis zugänglich gemacht. Hierbei sind einige Stichpunkte besonders hervor­zuheben:

Alle Mitarbeiter des Unternehmensbereiches „Datenqualität und -migration“ wurden nach dem Bankgeheimnis und den Insider-Richtlinien verpflichtet und alle Projektbeteiligten unterzeichnen eine Verpflichtung nach dem Bundesdatenschutzgesetz. Nur Projektbeteilige haben Zugangsrechte zu Räumen, in welchen Daten aus den Migrationen gelagert, verarbeitet oder geprüft werden.

Dem Kunden wird eine Zweckbestimmungserklärung ausgehändigt, nach der imbus die übergebenen Daten nur zum Zwecke der Migration verwendet darf. Außerdem werden dem Kunden Vernichtungs- und Datenlöschungserklärungen übergeben.

Wir arbeiten nach ISO 27001 DSGVO-konform.